Además de registrar los datos de cada revisión o versión de documento con los datos que se han definido en cada caso, estas revisiones deben de ser aprobadas, notificadas a otros usuarios y registrada la supervisión por estos.
Para facilitar la aprobación de cada nivel de documento, se definirá una lista de aprobadores, así como una lista de distribución o recepción (personas que deben ser informados vía e-mail de la aprobación de un nivel). Es decir, las revisiones de los AMFE´s serán aprobadas y revisadas por una lista de personas, el Plan de Control por otras, etc.
A la hora de definir los aprobantes se podrá definir el flujo de aprobación en el orden introducido, es decir no se permitirá que un aprobante de su visto bueno antes de que lo haya hecho los anteriores aprobantes.
En este apartado realizaremos toda la gestión del flujo de revisión de los documentos, definiendo los distintos documentos con los que trabajará la empresa, diseñando la interrelación entre los diferentes documentos, asignando a los diferentes responsables, modificando el estado del flujo de los documentos.