Aparte de los Documentos Standard que están cargados en el sistema, podemos dar de alta cualquier otro tipo de documento de calidad.
Estos documentos personalizados tendrán su propia definición y estructura, que veremos en la gestión de documentos personalizados.
Daremos de alta al documento informando de un código numérico y descripción. Utilizaremos un código distinto a los que ya están dados de alta como documentos Standard del servicio.
En RPS la gestión de documentos de calidad podrá realizarse de dos formas:
•Manual. Tal y como se ha realizado hasta ahora. Definiendo para cada tipo de documento sus responsables de aprobación, revisión, etc…
•Automática. Esta nueva forma de gestión se realizara mediante el servicio de WorkFlow integrado en RPS. Para ello, será necesario marcar en el tipo de documento el check “Gestión de versiones a través de Workflow”.
Para poder activar este sistema, el sistema realizará 2 comprobaciones:
ü No pueden existir tareas pendientes de realizar para ese tipo de documento.(aprobar, revisar,…)
ü Existir un workflow automático asociado al tipo de documento para su correspondiente gestión.
Se puede encontrar documentación más detallada de esta funcionalidad en el fichero BPM_Examples.zip. En él, se incluyen varios ejemplos de Workflows aplicados a la gestión de la documentación de calidad.