El mantenimiento de Albaranes permite gestionar íntegramente los albaranes en cualquiera de los supuestos descritos. Podemos generar albaranes desde pedidos (total o parcialmente), albaranes directos sin pedido, o gestionar albaranes de reposición. El funcionamiento es básicamente similar en todos los casos.
•Estado del Albarán
Este campo indica el estado en que se encuentra el albarán. No puede ser modificado por el usuario. Sus posibles valores son los siguientes:
ü Pendiente
ü Parcialmente Facturado
ü Totalmente Facturado
•Tipo De Documento
Se ha añadido un campo nuevo para identificar el Tipo de Documento: Factura, Nota de Crédito o Abono y Nota de Débito.
Tanto en Facturación Agrupada como en Facturación por Pedido se hará ruptura por Tipo de Documento.
•Factura Rectificativa
Se incluye el campo Factura Rectificada en la cabecera del albarán. El usuario podrá asignarlo manualmente.
•Situación Albarán
Se ha añadido un campo nuevo para identificar la Situación del Albarán: Preliminar, Registrada o Finalizada. Este campo siempre estará deshabilitado.
•Situacion Preliminar: Esta situación solo se utilizará cuando se gestionen albaranes preliminares. Ver Gestion Albaranes Preliminares
•Situación Realizada: Esta es la situación en la que se crearán los albaranes siempre que NO se gestionen albaranes preliminares.
Los albaranes en esta situacion podrán facturarse o no en función de lo definido en parametros y podrán modificarse por el usuario.
•Situación Finalizada: Situación requerida del albaran cuando se gestionen albaranes preliminares. Asimismo, si no se gestionana preliminares, el usuario podrá cambiar el estado del albaran a finalizado mediante el botón de la toolbar. En esta situación solo se podran modificar ciertos campos del albaran (Ver Gestion Albaranes Preliminares) y podrá facturarse en función de lo establecido en parámetros.
Funcionamiento
Desplegaremos el botón ‘Nuevo’, donde vemos los diferentes tipos de albaranes que podemos crear.
Seleccionamos el Albarán Desde Pedido. A continuación, introducimos el código del albarán del proveedor, y el código del proveedor.
Al ser un albarán de compra de un pedido, vamos a seleccionar las líneas de pedido para arrastrarlas al albarán. Pulsamos para ello el botón ‘Pedidos’.
En este asistente, debemos completar la siguiente información para crear el albarán:
•Datos de Cabecera del Albarán. El asistente nos da la opción de crear los datos de la cabecera con los datos del pedido de compra. Si hay varios pedidos, completará los datos de la cabecera con los datos del primer pedido de compra seleccionado. Podemos también seleccionar la fecha del albarán, indicando si es la misma que la del pedido, o podemos poner una fecha diferente marcando ‘Nueva Fecha’ e indicándola. Ya tenemos la cabecera configurada, pasamos a insertar las recepciones de las líneas de pedidos.
•Datos de Líneas de Albarán. El grid superior muestra el resumen de los pedidos del proveedor. Pinchando sobre cada uno de los pedidos, se mostrarán en el grid inferior las líneas de cada pedido. También podemos utilizar el campo ‘Código de Pedido’ para buscar y seleccionar el pedido de compra. Si el check ‘Sólo Pendientes’ está activado, solo se muestran las líneas marcadas como ‘Pendientes’, pero si lo desmarcamos, se mostrarán todas las líneas del pedido.
Para recepcionar la línea, tenemos 2 opciones:
o Si es una recepción completa del pedido,
pulsaremos el botón
, con el
cual se actualiza automáticamente la columna “Cantidad Recibida” por la cantidad
pendiente de recibir, quedando ésta a cero.
o Si es una recepción parcial del pedido, informaremos manualmente de la cantidad recibida de cada
línea y pulsaremos 
En caso de que el articulo tenga doble unidad, se habilitara el campo “Cantidad Recibida doble unidad” para poder introducir su valor. Si el artículo no tiene doble unidad, la columna permanecerá inhabilitada.
Si el artículo tiene SERIE, al bajar de línea (grabar) nos visualizará la pantalla de Introducción de series.
Si el artículo tiene doble unidad, en la pantalla de introduccion de series habrá que informar de su valor.
El sistema completará automáticamente el número de serie y la cantidad con lo definido en la ficha del artículo, pudiendo ser modificadas las que me visualiza por defecto.
Si repartimos la cantidad en más de un número de serie, se crearán tantas líneas de albarán como números de serie asignados. Esto nos permitirá poder informar distintos precios de compra a cada lote/serie, guardándose dicho coste.
Completar Pedido. Al recepcionar el pedido, podremos darlo por completado en ese mismo momento mediante la columna Completado.
Esta columna tiene 2 posibles valores:
o Parámetros. La línea de pedido se completará en base al % de cancelación de pedidos establecido en parámetros. Opción por defecto.
o Manual. La línea de pedido se completará automaticamente sin tener en cuenta el % de cancelación.
Esta columna SOLO estará habilitada si no se gestionan albaranes preliminares. Para su correcto funcionamiento, su valor deberá establecerse ANTES de validar la línea. Una vez validada, cualquier modificacion de su valor no tendrá efecto alguno.
Pulsaremos Grabar para validar el albarán. Automáticamente, el sistema nos dará un número de documento Interno (Esta numeracion es automatica utilizando la serie de numeracion establecida en parametros de compra, no existiendo la posibilidad de introducirla manualmente).
Pulsaremos ‘Totales’ para recalcular los Totales del Albarán.
Al grabar el albarán, se harán los siguientes Movimientos:
•Se actualizarán los stocks de los productos, si el tipo de movimiento genera movimiento de productos.
•Se actualizan las cantidades recibidas y pendientes de las líneas de los pedidos de compra.
•Se actualizan las estadísticas, si el tipo de albarán no genera factura.
NOTA
Cuenta. Cuenta contable asociada a la línea de albarán. Podrá modificarse si es la única línea de albarán asociada a la línea de pedido. Si existen más líneas de albaran relativas a la misma línea de pedido, comprobará si existe algun albaran que contabilice y, en tal caso, no podrá modificarse.
Analítica. Desglose analítico asociado a la cuenta contable de la línea del pedido. Podrá modificarse si es la única línea de albarán asociada a la línea de pedido. Si existen más líneas de albaran relativas a la misma línea de pedido, comprobará si existe algun albaran que contabilice y, en tal caso, no podrá modificarse.
IVA Mayor Costo. Si el IVA aplicado en los Documentos de Compra es un IVA No deducible Mayor Costo, al precio del movimiento se le aplicará el porcentaje del IVA no deducible. Afectarán a las Líneas de Albarán que generen Movimientos.
Comentarios. En RPS, tanto al modificar como al crear líneas de albarán, los comentarios de las mismas se llevarán al movimiento de almacén asociado a cada una de ellas.
Riqueza. Valor del % de riqueza asociado a la serie del artículo de la línea del albarán. Su valor se completa desde la pantalla de introduccion de series, aunque puede modificarse en la propia linea de albaran.
En caso de que el artículo tenga control de calidad y la cantidad de la línea sea >0, al realizar el albaran no será necesario introducir el % de riqueza de la línea ya que este se introducirá desde el servicio de Calidad al realizar el registro de inspección de recepción de la misma.
Cambio Tipo Albarán. Al modificar el tipo de albaran en la cabecera, la aplicación mostrará una pantalla para poder modificar el valor en las lineas.
Existen ciertas restricciones relativas al cambio de tipo albaran, por ejemplo, no se puede cambiar de un tipo de albaran que genera movimientos de almacen a otro que no genera movimientos de almacen. Asimismo, tambien existe una restriccion respecto a los tipos de movimiento de entrada/salida asociados al tipo de albaran origen y destino. En este sentido, solo se permitirá el cambio de tipo de albaran si los tipos de movimiento entrada/salida del albaran origen coinciden con los del tipo de albaran destino: solo se permite el cambio si los tipos de movimientos son identicos o bien, cuando el tipo de movimiento de uno de ellos es vacio y el del otro coincide con el tipo de movimiento establecido en parametros de almacen.
Unidad de Negocio. Ver Anexo
Planta. La planta que se mostrará en la cabecera del albaran será la siguiente (en este orden):
§ Planta del proveedor
§ Planta de la sesión (si existe)
§ Planta por defecto de la empresa.
La planta de la línea de albaran será: Si el artículo tiene asignada una planta de entrada, se utilizará esta. En caso contrario, se utilizará la planta establecida en la cabecera del pedido.
Almacén. El almacen que se mostrará en la cabecera del albaran será el siguiente (en este orden):
§ Almacen asignado al proveedor
§ Almacen asignado a la planta de la sesión (si existe)
§ Almacen asignado a la planta por defecto de la empresa.
En las líneas, si el artículo tiene asignado un almacen de entrada, se utilizará este. En caso contrario, se utilizará el almacen establecido en la cabecera del pedido.
Causa de Devolución. El campo causa de devolución sólamente será obligatorio cuando se realice una nota de crédito y la factura a rectificar este informada.
Casos Especiales
•Si los albaranes son de un pedido de proyecto u orden de fabricación, y el material de estas órdenes está tiene la marca ‘Salida Automática’, se imputarán automáticamente los materiales a las órdenes correspondientes.
Si consultamos la imputación de material,
•Si el albarán es la recepción de un pedido de subcontratación, al realizar la entrada de la línea se harán automáticamente la imputación de la operación en la orden correspondiente.
•Si en los parámetros de compras está indicado que la salida de materiales se haga en el albarán, los componentes asociados a la operación externa se consumirán automáticamente. De lo contrario, la salida de materiales se hace al registrar el pedido de compra.
•En el caso de recibir el Artículo Kit, los componentes se añaden automáticamente debajo de la línea del Artículo Kit. Los precios aplican dependiendo del parámetro definido en el Mantenimiento del Kit.
•Si el artículo de la línea de pedido tiene calidad en recepción y aun no se ha realizado su inspección, el campo “Pendiente Calidad” aparece marcado. En cualquier otro caso, aparecerá desmarcado.
En el caso de albaranes directos, podremos realizar la búsqueda tanto del proveedor como de los artículos mediante su descripción. Para ello, utilizaremos la tecla de función F8.
Las líneas de los documentos de compra (Pedidos, albaranes y facturas) aparecen ordenadas por el campo Orden de la línea. Este campo es un contador que genera la numeración de 1 en 1 y no es editable manualmente por el usuario. (Si se recoloca la línea mediante drag&drop, el campo Orden se regenerará)
Albaranes de Devolución
La devolución de mercancías al proveedor, sólo genera líneas de albarán con cantidad negativa.
Acciones sobre los Albaranes
•
Facturar. Al pulsar este botón,
facturaremos el albarán mostrado en pantalla.
Se podran facturar tanto albaranes nuevos como albaranes creados previamente.
Hay que tener en cuenta que si el albaran esta parcialmente facturado la factura se realizara por la parte pendiente con lo que las cantidades, lineas, etc pueden no coincidir con lo mostrado en pantalla.
NOTA: en la línea del albarán se encuentra el campo “Generar Autofactura” mediante el cual podremos indicar si la línea del albarán generará autofactura o no. Este campo mostrará por defecto el valor asociado al proveedor.
Este campo SOLAMENTE tendrá efecto si facturamos el albarán en ese momento ya que no se guarda en base de datos. Es decir, si a posteriori recuperamos el albarán, el campo mostrará el valor asociado al proveedor, no el indicado por el usuario en el momento de su generación.
•
Recalcular Costes. Al pulsar este
botón, podemos cargar los gastos de portes, gastos de importacion y/o gastos de
aranceles a la línea del albarán seleccionado.
En caso de seleccionar la opción Importe, podremos realizar el reparto en base a las siguientes opciones:
•Importe Línea (Opción por defecto). Reparto en base al importe de cada línea.
•Cantidad. Se hace el reparto del Importe teniendo en cuenta la Cantidad de cada una de las líneas repecto a la cantidad total. (No se tiene en cuenta la conversiones de unidades de cantidad).
•Peso Neto. Se hace el reparto del Importe teniendo en cuenta el Peso Neto de cada una de las líneas respecto al Peso Neto Total. El Peso Neto de una línea es la Cantidad aplicada el Factor conversión Cantidad y multiplicada por el peso Neto de la Ficha del Artículo
•Peso Bruto. Se hace el reparto del Importe teniendo en cuenta el Peso Bruto de cada una de las líneas respecto al Peso Bruto Total. El Peso Neto de una línea es la Cantidad aplicada el Factor conversión Cantidad y multiplicada por el peso Bruto de la Ficha del Artículo
Si se selecciona la opción Líneas con importe positivo, únicamente se realizará el reparto entre aquellas líneas cuyo importe sea superior a 0.
Si se selecciona la opcion de “Solo Articulos con control de existencias”, el reparto unicamente se realizará entre aquellas lineas con articulos con control de existencias.
A la hora de introducir los Gastos, hay que tener en cuenta la Moneda en la que se está trabajando ya que los importes introducidos son en Moneda Empresa.
Por lo tanto si el albaran está en Divisa habrá que convertir el Importe a Moneda Empresa.
Para finalizar la imputacion podemos utilizar:
•Mediante el botón
podremos imputar
directamente los costes a las lineas en base al criterio seleccionado. Es decir,
este boton realiza la imputacion y el guardado automaticamente y en unico
paso.
•El botón 
realiza la
imputacion de costes a la lineas en base a los criterios indicados pero a
diferencia del anterior, no salva automaticamente los cambios. Presenta las
lineas con los costes incluidos y será el usuario final el que realice el
salvado de los registros.
•
Recalcular Costes Intrastat. Utilice
este botón para recalcular los costes relacionados con el Intrastat. Solo estará
habilitado si se ha informado la condición de entrega en el albarán. El sistema
mostrará la siguiente pantalla. Se deberá completar el importe y se repartirá
proporcionalmente al importe de cada línea.
•
Recalcular Promociones. Mediante este botón, recalcularemos las promociones.
Este recalculo solamente puede realizarse cuando se crea el pedido. Por lo
tanto, solo estará habilitado en albaran directo previamente a grabar el
albarán.
•
Totales. Utilice este botón para calcular los totales del
albarán.
•
Finalizar Albarán. Este botón estará habilitado cuando el Albarán sea
Preliminar o Registrado. Sera obligatorio que el Albarán esté Grabado para
realizar esta acción
•
Habilitar albarán. Solo estará habilitado si en la Empresa NO se
lleva gestión Preliminar de Albaranes y el Albarán está Finalizado.
•
Imprimir. Utilice este botón para imprimir el Documento Interno de
Recepción.
