Pedidos

El siguiente paso, una vez recibidas las ofertas de los proveedores y seleccionada la mejor de ellas, será lanzar el pedido de compra. Hay que recordar que los pedidos de compra sirven tanto para gestionar pedidos de materiales, como de servicios, incluidos los trabajos exteriores.

En este apartado se verá:

•      Como generar un pedido de compra bien directamente o bien desde un propuesta de compra.

•      La pantalla de introducción de pedidos con sus campos más relevantes además de la forma de introducir pedidos.

•      Casos particulares de introducción de pedidos como la compra de:

o  Artículos kit

o  Artículos con atributos

o  Artículos con números de serie

Pedidos de Compra

Los datos de los pedidos de compra se agrupan en dos grandes bloques:

•      Datos de cabecera de pedido: que son comunes a todo lo que incluya dicho pedido de compra (todas las líneas de pedido). Normalmente la mayor parte de estos datos están asociados al proveedor seleccionado (definidos en su Registro Maestro o en otros parámetros ya vistos).

•      Datos de líneas de pedido: específico para cada artículo-línea de pedido que se desea comprar. A diferencia que con los datos de cabecera, aquí solo se volcarán datos por defecto si:

o  Se han definido unas condiciones específicas en la Estructura Proveedor - Artículo para ese proveedor y artículo (ocurrirá en el momento de indicar la cantidad a comprar del artículo seleccionado).

o  Se cree un pedido en base a una propuesta de compra.

Datos Cabecera

Para registrar un Nuevo pedido, pulsaremos el botón ‘Nuevo’.

El código puede ser manual o automático, dependiendo la configuración de los parámetros. Si el Proveedor seleccionado es de tipo “Varios”, entonces la pestaña “Proveedor Varios” se activa e introducimos los datos del proveedor.

•      Estado del Pedido

Este campo indica el estado en que se encuentra el pedido. No puede ser modificado por el usuario. Sus posibles valores son los siguientes:

ü Pendiente

ü Parcialmente Recibido

ü Totalmente Recibido

ü Parcialmente Facturado

ü Totalmente Facturado

•      Contacto de pedido y Contacto Administrativo. Por defecto se cargaran los contactos definidos por defecto como comercial y administrativo del proveedor al seleccionarlo.

General              

En esta pestaña se dan los datos más comunes de un pedido a proveedor.

Estos datos vendrán dados en su mayoría de la ficha del proveedor elegido. Se da la posibilidad de imprimir el pedido para ser remitido al proveedor, usando el botón "Listar el Pedido".

En esta pestaña es importante matizar algunos puntos:

•      La fecha de entrega será la fecha del pedido más los días que se haya indicado en el campo "plazo de entrega" del Registro Maestro del Proveedor seleccionado.

•      El tipo de albarán coge siempre por defecto el indicado en parámetros. Este tipo estará asignado por defecto en las líneas de pedido. Al cambiar el tipo, el sistema nos preguntará qué queremos hacer con las líneas.

•      El tipo de Facturación, aquí seleccionaremos el tipo de facturación con la cual se realizará el pedido, por defecto la definida en parámetros, con lo cual toma todos los valores por defecto. Este parámetro no se podrá modificar en los albaranes, y es el tipo de facturación con el cual se contabilizará la factura final.

•      Cambio. Cambio de la Divisa junto con la información de si es un Cambio Fijo o no.

En el caso de que se indique que el cambio es Fijo éste cambio permanecerá de un Documento a otro (Pedido, Albarán, Factura y Cobro de la factura) independientemente de que haya Cambio de Divisa a la Fecha de realizar el Albarán o la Factura. En caso contrario se recalculará en el caso de que se cambie la Fecha de los Documentos o bien al realizar el Albarán del Pedido o la Factura del Albarán

•      Cuando los datos de Mantenimiento están rellenados, significa que el origen del pedido es una Orden de Mantenimiento o un Contrato de Mantenimiento.

•      Grupo de Impuestos. Grupo de Impuestos asociado al proveedor.

•      Los Importes Totales del pedido son automáticamente calculados. Sin embargo, para refrescarlos y verlos en la pantalla, pulse el botón “Totales”.

•      Impreso. Indica si el pedido ha sido impreso o no.

•      Empleado. Al crear un nuevo pedido, mostrará por defecto el empleado asociado al usuario de la sesión (si existe) aunque el usuario puede cambiarlo. Su valor se utilizará como valor por defecto para asignarlo al campo empleado de las líneas del pedido.

•      Unidad de Negocio. Ver Anexo

Comentarios

En esta pestaña se podrán los comentarios oportunos relacionados con el pedido abierto.

Enviar

En esta pestaña se introducirán los datos relacionados con el envío del pedido (direcciones de envío, instrastat), pero es necesario realizar alguna matización:

•      Planta. La planta que se mostrará por defecto será la siguiente (en este orden):

§ Planta del proveedor

§ Planta de la sesión (si existe)

§ Planta por defecto de la empresa.

•      Almacen. El almacen que se mostrará por defecto será la siguiente (en este orden):

§ Almacen asignado al proveedor

§ Almacen asignado a la planta de la sesión (si existe)

§ Almacen asignado a la planta por defecto de la empresa.

•      Si el proveedor tiene informado alguna dirección de pedido, al seleccionar el proveedor en el pedido, aparecerá un mensaje avisando que dicho proveedor tiene asignadas direcciones de pedido pero deberá asignarse en este campo cual es la que se aplica en cada pedido.

Campos Intrastat

•      Naturaleza Transacción. Si el el maestro de naturalezas esta definido el codigo 11, se mostrará este por defecto. En caso contrario el campo aparecerá vacio.

•      Medio de Transporte. Por defecto se mostrará el valor asociado al proveedor seleccionado.

•      Puerto/Aeropuerto.

•      Condicion de entrega. Por defecto se mostrará el valor asociado al proveedor seleccionado.

•      Regimen estadístico. Por defecto mostrará el primero de sus posibles valores, que son los siguientes:

•      % Compra. Valor del % de compra establecido en la condicion de entrega seleccionada.

Anticipos

Se entiende por anticipo de compra el adelanto total o parcial en el pago de un pedido con anterioridad al pago de la factura o facturas del pedido. El anticipo puede ser facturable (por el cual se emite una factura con su IVA correspondiente), o no facturable. Si no es facturable nunca se considerará el IVA.

Los anticipos son compensables por pedido. Así la factura correspondiente a un pedido sólo compensará los anticipos relacionados con ese pedido y hasta el importe del pedido, pudiendo quedar anticipos sin compensar, o compensados parcialmente. Cuando se introduce una factura que engloba albaranes correspondientes a varios pedidos no se realizarán compensaciones de anticipos.

Se permite definir para cada línea de Anticipo un Tipo de IVA, que puede que tenga asociado un Recargo Financiero o no, dependiendo que como se haya definido en Parámetros.

Los anticipos, tanto los Facturables como los no Facturables, se van a tener en cuenta a la hora de calcular el Total Factura.

•      Los Anticipos Facturables deben ser facturados anteriormente desde “Facturación de Anticipos”, y se van a descontar del Importe Total de la línea según el Tipo de Iva que tenga asociado, es decir si a la línea se le va aplicar un 16%, el anticipo que se le restara será el correspondiente al mismo Tipo de Iva (16%). En este caso siempre el Total Factura va a coincidir con el Importe de los Efectos

•      Si los Anticipos son No Facturables se descontarán del Importe Total de la Factura, no línea a línea, ya que al no tener asociado ningún Tipo de IVA no hay forma de relacionarlos, por lo que el Total Factura nunca va a coincidir con Importe de los Efectos.

Se pueden modificar todos los datos referentes al anticipo excepto el código de anticipo, porque es la clave y, por definición, no se puede modificar. Para modificar una clave hay que borrar esa línea y crearla de nuevo. Si se trata de un dato que se puede modificar se modifica y se cambia de línea. Tampoco se pueden modificar los campos de Facturado, Fecha de Factura y Nº de Factura, puesto que se trata de información que se rellenará automáticamente al facturar el anticipo.

Se pueden modificar los importes de los anticipos facturables que no han sido facturados, los importes de los anticipos no facturables cuando todos los efectos que han generado se encuentren en situación 0, y los importes de los anticipos no facturables que no generen efectos.

Cuando se cambia el importe de un anticipo no facturable que genera efectos también se modificarán los efectos. Si han pasado a tesorería se borrarán teniendo que traspasarlos de nuevo. Si no han pasado los efectos se corregirán y cuando se traspasasen ya estarán con su importe definitivo.

Notas

•      Si un anticipo facturable ha sido ya facturado no se podrá modificar.

•      Si el anticipo es no facturable pero su importe ya ha sido compensado, no será posible borrarlo.

•      Si el anticipo es no facturable pero los efectos que tiene asociados están en curso, no podrá ser modificado.

•      Si se intenta modificar el tipo de facturación de un pedido, a otro tipo que conlleva un cambio en el tipo de contabilidad y algún anticipo ya ha sido facturado aparecerá el consiguiente mensaje de error.

•      Los únicos impuestos que tiene sentido asociar a los anticipos son los que afectan a IVA. Si tengo un Pedido con “n” impuestos distintos que no afectan a IVA, no tiene sentido asociarlos a los anticipos ya que estos impuestos no se tendrán en cuenta en la Factura del Anticipo. Se aplicarán en la Factura Final. En caso contrario, si el Pedido tiene algún Impuesto que afecta a IVA, este Impuesto habrá que indicarlo en el Anticipo si se quiere que el IVA de la Factura de Anticipo lo tenga en cuenta

Existen dos maneras de facturar el anticipo:

•      Facturación del Anticipo antes de Facturar el Pedido. Si realizamos la facturación del anticipo (facturable) antes de facturar el pedido, se generará su factura y en Contabilidad se creará el apunte correspondiente a este anticipo. En Tesorería se crearán también los efectos correspondientes al anticipo. Los anticipos no facturables no crearán facturas ni se reflejarán en contabilidad, sin embargo, serán descontados en los efectos del pedido en Tesorería al facturar el pedido al que corresponden. Además, si el anticipo no facturable lleva marcado el campo tesorería se generarán efectos en tesorería.

•      Facturar el Pedido directamente. Si facturamos directamente el pedido al que corresponde el anticipo, éste no se reflejará en contabilidad, pero sí será descontado en los efectos del pedido en Tesorería. Por lo tanto, será tratado como si no fuese facturable, sin generar efectos en tesorería, ya que hemos realizado la factura del pedido antes de facturarlo a él. De hecho, este anticipo se marcará como facturado y su check de facturable será deseleccionado.

Pago Variable

Utilice esta pestaña para definir condiciones de pagos variables del pedido. La pestaña es sólo editable cuando no existe ningún valor en el Método de Pago del pedido.

Para realizar el pago variable, debemos informar de los siguientes campos:

•    Fecha Pago.

•    Día Pago. Podemos calcular la fecha de pago asignando un número de días de pago.

•    Importe. Total o Parcial.

•    % Importe. Podemos asignar en el pago un porcentaje del importe total.

•    Resto.   Utilice este campo para calcular el resto del importe a pagar en el último pago.

Documentos

En esta pantalla se podrá realizar la búsqueda de proveedores mediante la descripción de cada uno de ellos, utilizando la tecla de función F8. La aplicación mostrará todos aquellos proveedores que contengan los caracteres establecidos en dicho campo.

Datos Líneas

Podremos insertar en el pedido tantas líneas de artículos como queramos. La mayoría de los datos se completarán automáticamente, bien porque se generan a partir de propuestas, bien porque los datos los recogerá de la estructura Artículo-Proveedor, o de la ficha del artículo.

Para dar de alta líneas, podemos seleccionar el código de artículo del desplegable situándonos en el campo ‘Código Artículo’. Sin embargo, todos los documentos de compra y de venta (pedidos, albaranes, facturas, etc.) de RPS permiten la interactividad del usuario con el interface mediante la propiedad ‘Drag and Drop’.

Para ello, tenemos el carrusel de Artículos y Proveedores, donde podremos seleccionar los artículos y arrastrarlos al pedido.

El resto de los datos de las líneas son:

•    Descripción. Se podrá utilizar la tecla de función F8 para realizar la búsqueda de artículos. (Misma funcionalidad en Albaranes y Facturas).

•    Cantidad. Al introducir manualmente la cantidad, el sistema comprobará si el artículo tiene indicado un % de devolución y/o lote económico de lanzamiento. En ese caso, aparecerá un mensaje en pantalla para ajustar la cantidad a estos valores.

En caso de aceptar, se aplicarán todos ellos, no pudiéndose aplicar cada uno de ellos por separado.

La cantidad se obtendrá después de  aplicar el porcentaje de devolución sobre la cantidad indicada (como mínimo Lote Económico de lanzamiento) y ajustada al lote múltiplo de compra.

Al cambiar la cantidad por una menor se podrá generar una propuesta por la diferencia entre ambas.

•    Unidad de Cantidad

•    Dimensión 1

•    Dimensión 2

•    Dimensión 3

•    Precio de Compra

•    IVA incluido en el precio

•    Unidad de Precio

•    Importe

•    Importe IVA incluido

•    Descuento1, Descuento 2, Descuento 3, Descuento 4, Descuento 5

•    Aplicación en cascada o no de los descuentos

•    Importe Fijo Descuento

•    Posición en la que aplicarse el descuento

•    Planta. Si el artículo tiene asignada una planta de entrada, se utilizará esta. En caso contrario, se utilizará la planta establecida en la cabecera del pedido.

•    Almacén. Si el artículo tiene asignado un almacen de entrrada, se utilizará este. En caso contrario, se utilizará el almacen establecido en la cabecera del pedido.

•    Tipo Albarán

•    Orden de la línea. El orden se da automáticamente de 5 en 5, pudiendo modificar para insertar líneas intermedias.

•    Fecha Recepción

•    Fecha Recepción Solicitada por la compañía.

•    Cantidad Segunda Cantidad

•    Factor Cantidad

•    Factor Precio

•    Cantidad Recibida. Se actualiza automáticamente al recepcionar los albaranes del pedido.

•    Pendiente de Recibir. Si queda cantidad pendiente, el check estará activado. Podemos activarla o desactivarla manualmente.

•    Facturable

•    Cantidad Facturada

•    Kit. Si es KIT, se marcará con una ‘K’. Si es componente, con una ‘C’.

•    Línea Kit. Posición que ocupa dentro del Kit.

•    % Coste. Porcentaje del coste a repercutir a los componentes del Kit.

•    Empleado. Empleado que gestiona la línea del pedido.

•    Proyecto

•    Tarea del Proyecto

•    Proyecto Material

•    Orden de Fabricación

•    Tarea de la OF

•    Material de la OF

•    Recibido. Se activará automáticamente al recibir alguna cantidad del pedido.

•    Facturado. Se activará automáticamente al facturar alguna cantidad del pedido.

•    Cuenta. Cuenta contable asociada a la línea de pedido. NO podrá modificarse si existe algún albarán del pedido que contabilice.

•    Analítica. Desglose analítico asociado a la cuenta contable de la línea del pedido. NO podrá modificarse si existe algún albarán del pedido que contabilice.

•    Código Interno.

•    Componente de Mantenimiento. Número de Serie. Mediante estos campos indicaremos que son compras de repuestos asociadas a componentes de mantenimiento

En esta pantalla se podrá realizar la búsqueda de artículos en la grid mediante la descripción de cada uno de ellos, utilizando la tecla de función F8. La aplicación mostrará todos aquellos artículos que contengan los caracteres establecidos en dicho campo.

Asimismo, será posible reordenar las líneas de pedido (albarán, factura) mediante drag&drop.

Las líneas de los documentos de compra (Pedidos, albaranes y facturas) aparecen ordenadas por el campo Orden de la línea. Este campo es un contador que genera la numeración de 1 en 1 y no es editable manualmente por el usuario. (Si se recoloca la línea mediante drag&drop, el campo Orden se regenerará)

Casos Especiales de líneas de pedidos

•    Pedidos realizados en moneda divisa. A la hora de realizar un Pedido en Moneda Divisa hay que tener en cuenta que el Importe de la Línea del Pedido irá en Moneda Divisa. En cambio, los Gastos de Envío de la Cabecera, así como los Gastos de Portes Importación y Aranceles de la Línea del Pedido irán en Moneda de Empresa.

•    Unidad de medida de cantidad. El valor de la Unidad de Medida de Cantidad será por defecto el definido en la Estructura Proveedor Artículo. Si no hubiera definido ningún registro en la estructura, cogerá como valor el definido en el Mantenimiento de Artículos. Esta Unidad va a poder ser modificada por cualquiera de las que están dadas de alta en Unidades de Medida. Una modificación en la Unidad de Medida de Cantidad implica que deberá de actualizarse el Factor de Conversión de unidades. El orden para determinar este nuevo factor de conversión será el siguiente:

o  Primero buscará si tiene algo definido en el punto de menú Conversión de Unidad Medida por Artículo.

o  Si no encontrará nada buscará en Conversión de Unidad de Medida genérica.

•    Artículos kit. En caso de que el artículo de la línea del pedido, sea un componente de una estructura kit, habrá que tener en cuenta lo que se haya establecido en el módulo de Parámetros, para que la aplicación acepte al padre o al hijo.

•    Cantidad Segunda Unidad. La Doble Unidad servirá para llevar el control de las Existencias y los Precios en Segunda Unidad.

o Si el artículo de la línea esta definido como Doble Unidad el campo Cantidad 2ª Unidad se rellenará automáticamente. Para ello pasará la Cantidad en Primera Unidad a la Unidad de Almacén, por supuesto aplicando el Factor de Cantidad de la línea de pedido. El campo no se podrá modificar en la línea del pedido. Para calcular el importe de la línea multiplicará el precio del artículo por la Cantidad 2ª Unidad automáticamente.

Ejemplo.

Se compran 10 cajas de Vino y almacenamos en Unidades. Cada Caja trae 20 botellas de vino, con lo cual el Factor de Cantidad será REDONDEOS (*;20;+;0;0). El Valor Medio definido en el Mto de Artículos es de 0,7 litros la Unidad.

La Cantidad Segunda Unidad se calcula automáticamente, en este ejemplo será de 140 litros, es decir, para obtener la cantidad en la misma unidad que la del almacén habrá que aplicar el Factor Cantidad de la línea del artículo. 10 cajas que compramos por 20 del factor cantidad es un total de 200 unidades almacén.

Una vez que se tiene la cantidad en la unidad deseada, es decir, la unidad de almacén se multiplicará por el valor medio definido en el Mto de Artículo. En nuestro ejemplo sería, 200 * 0,7 = 140 Cantidad 2ª Unidad.

o  Si el artículo de la línea está definido SIN Doble Unidad el campo Cantidad 2ª Unidad no estará activo.

•    Artículos con Atributos. La compra de artículos con atributos se puede realizar seleccionando artículo por artículo, bien mediante la matriz de selección que se genera automáticamente al seleccionar el artículo neutro. Al seleccionar el artículo neutro aparecerá una matriz con todas las posibles combinaciones de atributos definidos.

Una vez informado el sistema de los artículos y cantidades a comprar se crean de forma automática las líneas de pedido.

Acciones

•    Calcular Totales. Los importes Totales del pedido (Total Base, Total IVA, Total Importe), no se calculan automáticamente, sino que hay que recalcularlos mediante el botón ‘Totales’. También se recalcularán al grabar el pedido.

•    Recalcular Promociones. Mediante este botón, recalcularemos las promociones correspondientes a las líneas del pedido. Este recalculo solamente puede realizarse cuando no existen albaranes asociados a las líneas.

•    Insertar Propuestas. Se pueden seleccionar propuestas validadas del proveedor para añadir al Pedido. También permite insertar propuestas sin proveedor asignado.

Podremos generar la línea de pedido por cantidades parciales de la propuesta. La cantidad de la propuesta se actualizará por la diferencia entre ambas.

•    Pedido Ventas. Cuando tenemos gestion interplanta, mediante este botón podremos acceder al pedido de venta generado automaticamente al realizar el pedido de compra. De la misma forma, desde el pedido de venta disponemos del botón para mostrar el pedido de compra origen del mismo.

•    Generar Albarán. Una vez guardado el pedido, mediante este botón podremos generar el albaran del mismo.

Podremos generar un nuevo albarán o bien, incluir sus líneas en uno ya existente. El funcionamiento es análogo a la opcion de Albaran desde pedido, Pedido Completo.

Una vez generado el albaran, éste se mostrará en pantalla.