La gestión de las No Conformidades implica la gestión de los siguientes apartados:
•Alta y Definición del Tipo de No Conformidad
•Trazabilidad de la NC
•Análisis de Defectos
•Correcciones Inmediatas
•Análisis de Causas
•Acciones Correctivas de las causas
•Costes relacionados con la NC
•Documentación relacionada con la NC
Para mostrar el funcionamiento de la gestión de No Conformidades, daremos de alta una NC e iremos explicando los distintos apartados, con sus campos, opciones e implicaciones.
Alta de una No Conformidad
Daremos de alta una nueva NC pulsando el botón Nuevo.
Vamos informando de los campos de Cabecera.
•Código NC. Si hemos asignado una serie de documentación, el código será automático.
•Tipo NC. El tipo de NC podrá ser
o Interno. El origen de la NC está en una tarea de una Orden de Fabricación.
o Proveedor. El origen de la NC está en la recepción de una línea de albarán de compra de un proveedor.
o Cliente. El origen de la NC proviene del cliente, después de un envío realizado.
o Otro. Cualquier otro origen posible para la NC (Planes de mejora, etc.)
•Creado por. Usuario de la aplicación que crea la No Conformidad.
•Fecha Creación.
•Estado Inicial. Al dar de alta una nueva NC, se asigna el código definido como Estatus Inicial en los parámetros.
•Origen de la NC. Código que se asigna automáticamente al rellenar el Tipo de NC.
•Motivo. Causa de la NC.
•Descripción de la NC. Se podrá detallar en este texto más datos sobre la apertura de la No Conformidad.
•Clasificación de la NC. Podremos clasificar la NC con 2 valores:
o NC de tipo Incidencia
o NC de tipo Alerta
•Carácter repetitivo o no de la No Conformidad.
•Cerrado por. Usuario de la aplicación que cierra la NC.
•Asignado
•Fecha de Cierre
Es muy habitual que las No
Conformidades se generen durante las inspecciones de calidad, es decir, al
realizar las Hojas de Registro de Producción o Recepción. En estos casos,
pulsaremos el botón ‘Crear Nueva NC desde Hojas de Control’, 
.
•Si la NC es de tipo ‘Interno’, debemos completar los datos relativos al origen de la misma:
ü Orden de Fabricación, la Tarea donde se detecta la NC.
ü Proyecto / Tarea
ü Incidencia Mantenimiento
•Si la NC es de tipo ‘Proveedor’, debemos completar los datos de la Línea del Albarán de Compra y la Hoja de Registro de Recepción que origina la NC.
En el caso que las Hojas de Registro de la Recepción asociada al albarán de compra estuvieran agrupadas por Serie, se completarán también los datos del Pedido de Compra y la línea del pedido. Si la NC no proviene de la Hoja de Registro, no hará falta completarlo.
Baja de una No Conformidad
La eliminación de una No Conformidad solamente podrá ser realizado por el usuario que sea el realizado por de la misma.
A continuación, pasaremos a completar los datos del documento origen de la No Conformidad, que nos permite mantener la trazabilidad entre las No Conformidades y los documentos que los originan.
Información de la No Conformidad.
Dependiendo del Tipo de No Conformidad que hemos dado de alta, los datos a completar en la Información son diferentes. Si la NC proviene de una Hoja de Registro, muchos de los datos se completarán automáticamente.
•Si el Tipo de NC es ‘Interno’, deberemos completar los datos de la Tarea de la Orden de Fabricación que ha generado la incidencia.
o Orden de Fabricación
o Código de la Tarea
o Descripción de la Tarea
o Empleado asignado
o Artículo de Fabricación
o Nivel de Ingeniería/Plano del artículo
•Si el Tipo de la NC es ‘Proveedor’, entonces los datos a completar son los del albarán de compra.
o Código Albarán
o Línea de Albarán
o En el caso que las Hojas de Registro de la Recepción asociada al albarán de compra estuviera agrupada por Serie, se completarán también los datos del Pedido de Compra y la línea del pedido. Si la NC no proviene de la Hoja de Registro, no hará falta completarlo.
o Proveedor.
o Contacto del Proveedor.
o Código del Artículo.
Antes de cerrar las No Conformidades de Tipo ‘Proveedor’, se debe completar una serie de datos de Valoración de los Resultados, que nos servirán para realizar el Seguimiento y Estadísticas de Proveedores y sus No Conformidades.
o Evaluación Servicio. Asignaremos una valoración final del servicio una vez que sabemos el alcance y gravedad real de la NC. Demeritos de Servicio.
o Evaluación Entrega. Asignaremos una valoracion final de la entrega una vez conocida la gravedad de la NC. Demeritos de entrega.
o Respuesta del Proveedor. Texto explicativo del proveedor.
o Tiempo de Respuesta en Días. Diferencia de días entre la fecha de creación y la fecha de respuesta del proveedor.
o Fecha Respuesta.
•Si el tipo de la NC es de tipo ‘Cliente’, el origen de la incidencia es un albarán de venta.
o Código Albarán
o Línea
o Pedido de Venta
o Línea del Pedido
o Cliente
o Contacto del Cliente
o Artículo
o Nivel de Plano del artículo
Antes del cierre de las No Conformidades de Tipo ‘Cliente’, debemos obtener la Validación del Tratamiento dado por parte del cliente. Para esta validación debemos rellenar los datos de:
o Persona que realiza la Validación.
o Fecha de Validación.
Con toda la información aquí registrada el sistema elabora el informe de comunicación de la No Conformidad; pulsaremos ‘Imprimir’, donde seleccionaremos el idioma del informe.
Identificación de Defectos
En el apartado de Identificación de Defectos, el departamento responsable debe enumerar loa defectos detectados, así como las Acciones Inmediatas para corregir estos Defectos.
•Defectos. En el grid superior informaremos de la lista de defectos.
•Acciones Inmediatas. En el grid inferior, enumeraremos las acciones tomadas para corregir el defecto. Debemos informar de la siguiente información.
o Descripción de la Acción. Podremos seleccionar una acción predefinida de la lista de acciones, o también describir una acción no definida previamente.
o Responsable de la Acción.
o Fecha de Inicio Planificada
o Fecha de Inicio Real de la Acción
o Fecha Final
o Comentarios o Notas explicativas relacionadas con la Acción tomada
o Eficacia. Descripción de la eficacia de la Acción.
o Porcentaje de Progreso en la Solución del Defecto
o Verificación. Responsable de la verificación y resultado de la acción.
Análisis de Causas
En el apartado del análisis de las causas, se analizarán las Causas de cada defecto, y se deberán implementar las Acciones Correctivas de la causa que prevendrán la aparición de los mismos defectos en el futuro.
Las causas y acciones correctivas se particularizan para cada defecto. Seleccionaremos por tanto los defectos, uno a uno y definiremos las Causas.
•Descripción de la Causa. Podremos seleccionarlas del maestro de causas Standard, así como también introducir una descripción no definida previamente.
•Contribución. Porcentaje de Contribución que la causa ejerce sobre el defecto; es decir, se trata de ponderar la importancia de cada causa en el conjunto de causas del defecto.
A continuación, debemos aplicar las Acciones Correctivas.
•Tipo de Acción.
•Descripción de la Acción. Podremos seleccionar una acción predefinida de la lista de acciones, o también describir una acción no definida previamente.
•Responsable de la Acción.
•Fecha de Inicio Planificada
•Fecha de Inicio Real de la Acción
•Fecha Final
•Comentarios o Notas explicativas relacionadas con la Acción tomada
•Eficacia. Descripción de la eficacia de la Acción.
•Porcentaje de Progreso en la Solución del Defecto
•Verificación. Responsable de la verificación y resultado de la acción.
Cantidades y Costes Asociados
Este apartado permite informar de las cantidades analizadas y el resultado final de este análisis. Asimismo, permite incluir a estos análisis costes internos, mediante la aplicación de cargos y Tasas Horarias; Además, permite incluir información relativa a las facturas o costes externos.
•Cantidades Rechazadas. Si se determinan que existen unidades a rechazar, deberemos informar
o Cantidades rechazadas
o Serie o lote si el producto contienen control de series.
o Decisión tomada con la cantidad rechazada
o Coste por pieza consecuencia del rechazo.
o Importe. Se calculará por defecto al multiplicar la Cantidad Rechazada por el Coste por pieza indicado en el Concepto de coste; se podrá modificar manualmente.
o Si existen varios Conceptos de Coste a repercutir, y queremos reflejar ese desglose, entonces deberemos introducir tantas líneas como conceptos de coste.
En la parte inferior tendremos los TOTALES de las Cantidades Rechazadas y sus Importes.
•Costes de Mano de Obra. Se harán las imputaciones de los empleados participantes, informando del código de empleado, la fecha de imputación, el tipo de hora, y las horas imputadas.
•Costes Externo. Si se incurren en Gastos Exteriores, se imputarán las Facturas con los siguientes datos:
o Fecha imputación
o Concepto de Coste
o Número de Factura
o Fecha Factura
o Importe de la Factura
Equipo de Vigilancia
En este apartado se da de alta al equipo responsable de la No Conformidad.
•Nombre del Componente
•Teléfono de Contacto
•Departamento
•Líder del equipo.
En el recuadro de Felicitación al Equipo, se registra un texto con la felicitación al equipo, así como el responsable del equipo.
En el Grid inferior, se puede hacer la Traducción de este mensaje en otros idiomas.
Documentación Adjunta
En este apartado adjuntaremos toda la documentación necesaria para la gestión del NC, tanto de uso interno, como para entregar a proveedores o clientes. Es habitual entregar a los proveedores Croquis explicativos junto con el informe oficial.
